Hai ottimizzato il tuo sito web, ha studiato le opportune strategie tariffarie, hai messo in campo le migliori azioni di web-marketing ed investito in campagne pubblicitarie online….hai fatto un ottimo lavoro e hai ottenuto numerose richieste di preventivo….bravo!
E adesso? Che fai? E’ il momento di rispondere!!!
A quante richieste di preventivo hai risposto fino ad oggi? E quante di queste richieste si sono convertite in prenotazioni?
Dietro ogni richiesta c’è un turista intenzionato ad andare in vacanza
Qualcuno ha visitato il sito web del tuo Hotel, ha guadato le foto, ha valutato la location e ti ha contattato per una richiesta di preventivo. Il turista ti ha lanciato una palla, adesso tocca a te saperlo conquistare e fare gol!
Non dimenticare che non sei l’unico Hotel ad offrire quello che il cliente sta cercando.
Molto probabilmente il turista ha contattato altre strutture e adesso aspetta il tuo preventivo per leggerlo, valutarlo, confrontarlo, sceglierlo.
5 Consigli pratici per il tuo preventivo
Fino a qualche anno fa le richiesta di preventivo si gestivano principalmente al telefono e l’abilità nella comunicazione verbale era preziosissima per convertire le telefonate in prenotazione. Adesso la gran parte delle prenotazioni avvengono online e chi ci richiede un preventivo lo fa quasi sempre via e-mail.
Le regole base della comunicazione non sono cambiate ma sono diversi i modi di applicarle.
1. Tempi di risposta
Rispondi il prima possibile! Il tempismo è molto importante per distinguerti dai tuoi competitor. Una risposta veloce trasmette un senso di efficienza, l’idea che c’è qualcuno dietro lo schermo che vuole dialogare con te.
- Se hai molte richieste di prenotazione dai priorità a quelle last minute, probabilmente risponderanno entro poche ore.
- Crea un modello di preventivo standard da poter modificare con rapidità per velocizzare i tempi di risposta.
Attenzione: non confondere la tempestività con la fretta! Errori grammaticali e risposte frettolose danno un senso di superficialità che scoraggia la prenotazione.
2. Tono della conversazione
Esattamente come al telefono anche via email è opportuno comprendere quale tipo di linguaggio possa mettere più a suo agio il tuo interlocutore.
Non esiste una formula perfetta, parti dalla richiesta che hai ricevuto e valuta con che tono rispondere. Se il cliente usa un tono informale e si firma con il solo nome probabilmente si sentirà più accolto leggendo una email dai toni caldi e personali invece del classico “Gentilissimo sig. Mario Rossi…”.
3. Informazioni utili
Non dimenticare di personalizzare il tuo preventivo con tutte le informazioni utili per chi ti ha inviato la richiesta. La risposta non deve essere lunga e noiosa, ma neanche breve e superficiale. Elimina le informazioni superflue ed evidenzia quelle che pensi possano essere più utili per chi ti scrive.
Mettiti nei panni del turista: chi è? Se chi scrive ha chiesto un preventivo per due persone sicuramente non avrà interesse a sapere che c’è il miniclub o che è possibile avere la culla in camera gratis. Chi viaggia con gli animali gradirà informazioni su spiagge o parchi accessibili ai cani o servizi di dogsitter nelle vicinanze.
4. Leggibilità
Fai in modo che il tuo preventivo sia facilmente leggibile sia da PC che da smartphone:
- utilizza un font chiaro e leggibile
- evidenzia il testo con il grassetto
- separa i paragrafi con degli spazi
- usa l’elenco puntato per facilitare la lettura
5. Elementi grafici
Utilizza una grafica coordinata al tuo sito: il cliente si ricorderà più facilmente di te. Evidenzia il logo dell’Hotel e inserisci in calce all’email tutti i recapiti.
Conquista il tuo interlocutore inserendo qualche foto coinvolgente. Ricorda: una foto vale più di 100 parole!
Spero che questi consigli ti siano stati utili. Vuoi saperne di più?
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